Pedoman Pengawasan
A. PENDAHULUAN
Pemantauan / pengawasan perspektif manajemen secara umum merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Secara etis filosofis --- pemantauan / pengawasan ditolak atau memata-matai, disetujui mengendalikan, memadukan, mengitegrasikan suatu administrasi penyelenggaraan. Secara normatif , pemantauan harus sesuai dengan pekerjaan ( rechmatig ) dan sesuai dengan peruntukannya ( doelmatig ).
Perpektif terminologi internal Mahkamah Agung RI sendiri, yang mengatur salah satu tugas utama untuk mengelola dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat dijalankan dengan mestinya, sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Berkaitan dengan pengadilan tinggi Agama Bandung dalam pelaksanaan pengawasan atas bantuan agar lembaga perundingan sesuai dengan rencana dan ketentuan yang berlaku, pengontrolan administrasi peradilan dikelola secara tertib, teratur dan terorganisir dengan baik.
B. DEFINISI
Pengawasan Internal adalah Pengawasan Melekat dan Rutin / Reguler;
Pengawasan Melekat adalah kegiatan yang dilakukan dengan pengawasan yang dilakukan terus-menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya dengan preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan ini berjalan efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan yang sesuai dengan permintaan yang diminta;
Pengawasan Rutin / Reguler adalah pengawas yang melaksanakan Pengadilan Agama. Pengawasan Rutin sesuai dengan kewenangan masing-masing;
Pengawasan Keuangan adalah pemeriksaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan (Current Audit), dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca (Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku), Audit Keuangan (dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku), dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif);
Penanganan Pengaduan adalah rangkaian proses penanganan atas pengaduan yang ditujukan terhadap instansi, atau pelayanan publik, atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring, dan atau observasi, dan atau konfirmasi, dan atau klarifikasi, dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut;
Pengawasan Rutin / Reguler adalah pengawas yang melaksanakan Pengadilan Agama. Pengawasan Rutin sesuai dengan kewenangan masing-masing;
Pengawasan Keuangan adalah pemeriksaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan (Current Audit), dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca (Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku), Audit Keuangan (dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku), dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif);
Penanganan Pengaduan adalah rangkaian proses penanganan atas pengaduan yang ditujukan terhadap instansi, atau pelayanan publik, atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring, dan atau observasi, dan atau konfirmasi, dan atau klarifikasi, dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut;
Manajemen Pengadilan adalah rangkaian kebijakan untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian/ pengawasan dan penilaian serta evaluasi atas kegiatan yang dilakukan;
Administrasi Persidangan adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan persidangan, meliputi sistem pembagian perkara, penentuan majelis hakim, penentuan hari sidang, pemanggilan, pembuatan berita acara persidangan, dan tertib persidangan;
Administrasi Perkara adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelola penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara, dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang sudah ditetapkan;
Administrasi Perkara adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelola penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara, dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang sudah ditetapkan;
Administrasi Umum adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan, inventaris, perpustakaan, tertib, persuratan, tertib perkantoran, dan lain-lain;
Kinerja Pelayanan Publik adalah suatu tingkat pencapaian atas pelaksanaan tugas pelayanan publik dibidang hukum dan keadilan yang mendukung terwujudnya visi dan misi lembaga peradilan;
Tindak Lanjut adalah tindakan, atau kebijakan yang diambil sebagai pelaksanaan dan rekomendasi hasil pengawasan.
C. MAKSUD, FUNGSI DAN TUJUAN PENGAWASAN
Maksud Pengawasan
- Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan.
- Mencegah terjadinya penyimpangan, mal-administrasi, dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.
- Menilai kinerja.
Tujuan Pengawasan
Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Pengadilan Agama Donggala untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pada Pengadilan AgamaDonggala.
Fungsi Pengawasan
- Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
- Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya;
- Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi: kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya berperkara yang murah.
D. BENTUK DAN METODE PENGAWASAN
Pengawasan rutin/reguler pada Pengadilan Tinggi Agama Bandung dilaksanakan dalam bentuk pengawasan langsung, yaitu dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap para pejabat terkait (penanggung jawap kegiatan) baik dibidang keperkaraan maupun kesekretariatan dengan metode interview dan pemeriksaan dokumen, yang meliputi tindakan sebagai berikut :
* Memeriksa program kerja;
* Menilai dan megevaluasi hasil kerja;
* Memberikan saran-saran untuk perbaikan ;
* Melaporkan kepada Pimpinan PTA Palu.
E. PELAKSANAAN PENGAWASAN
Pengawasan Rutin/Reguler dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi:
a. Manajemen Peradilan:
- Program kerja;
- Pelaksanaan/pencapaian target;
- Pengawasan dan pembinaan;
- Kendala dan hambatan;
- Faktor-faktor yang mendukung;
- Evaluasi kegiatan.
b. Administrasi Perkara:
- Prosedur penerimaan perkara;
- Prosedur penerimaan permohonan banding;
- Prosedur penerimaan permohonan kasasi;
- Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali;
- Prosedur penerimaan permohonan grasi/remisi untuk perkara pidana;
- Keuangan perkara;
- Pemberkasan perkara dan kearsipan;
- Pelaporan.
c. Administrasi persidangan dan pelaksanaan putusan:
- Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim;
- Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara;
- Minutasi perkara;
- Pelaksanaan putusan (eksekusi).
d. Administrasi Umum:
- Kepegawaian;
- Keuangan;
- Inventaris;
- Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran.
e. Kinerja pelayanan publik:
- Pengelolaan manajemen;
- Mekanisme pengawasan;
- Kepemimpinan;
- Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia;
- Pemeliharaan/perawatan inventaris;
- Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan;
- Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara;
- Tingkat pengaduan masyarakat;
Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.
F. PELAPORAN, REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT
Seluruh hasil dan temuan dan pemeriksaan dan pengawasan yang telah dilakukan oleh para Hakim Pengawas Bidang baik dengan pelaksanaan tugas pokok di lingkungan kepaniteraan maupun kesektariatan serta evaluasi atas penyelenggaraan managemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan kualitas pelayanan publik, dituangkan dalam bentuk laporan tertulis atau berita acara pemeriksaan dengan susunan dan format yang sistematis, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua Pengadilan.
Terhadap temuan-temuan atau hasil pemantauan yang perlu ditindak lanjuti Hakim pengawas pindah ke Ketua Pengadilan atau para pejabat yang berkopenten untuk segera menindak lanjuti hasil temuan tersebut, sehingga pada tahun-tahun berikutnya dapat disusun program kerja yang aman dan cepat tersedia sesuai kebutuhan. ada dapat segera diantisipasi dan ditangani, sehingga tidak muncul lagi pada pelaksanaan tugas tahun anggaran berikutnya.
